会议介绍

会议主题:
    信息化助力产能提升和管理创新专题研讨会

会议时间:
    2012年4月18-20日

会议地址:
    长沙 湖南宾馆

主办单位:
    中国勘察设计协会
    工程设计计算机应用工作委员会

承办单位:
    纬衡浩建科技(深圳)有限公司
    
支持单位:
    中国知识管理中心
    上海复斯管理咨询公司    
    上海前沿计算机科技有限公司
    南京优泰科技发展有限公司
    中国知网
    惠普(中国)、卡莱泰克(中国)
    富士施乐、奥西(中国)

支持媒体:
   中国勘察设计信息网、中华人民共和国建设部网、新浪/科技、搜狐/IT、网易/科技、Tom/科技、中华/科技、新华/科技、赛迪/资讯、天极、人民、雅虎、CIO时代、中国房地产网......

参会对象:
    全国工程勘察设计单位院长、信息化工作负责人、档案管理和协同设计管理负责人

会议规模:
    到场人数:236

设计成果和标准化管理的应用探讨

我院简介

我院创建于1958年,于2001年12月由原湖南化学工业设计院和湖南省医药设计院合并组建。并更名为湖南化工医药设计院。 经五十多年的发展,已积累了丰富的工程设计经验,拥有一批高素质的技术人才,是一所具有工程咨询、工程设计、工程勘察、设备监理、安全评价、工程建设总承包资质的综合性勘察设计院。我院取得了建设部颁发的化工石化医药全行业综合甲级、建筑行业建筑工程甲级、市政公用行业(给水、排水、燃气(含加气站))甲级设计资质,智能建筑甲级设计资质,工程咨询甲级资质以及轻纺行业、商物粮行业、市政公用行业(环境卫生)等多项乙级设计资质和工程勘察乙级资质;压力容器和压力管道设计资质以及安全评价资质。

信息系统简介

我院于1988年购置了两套Apollo图形工作站系统,在此基础上成立了计算机室。90年代初期开始在8086级台式机上应用AutoCAD软件进行计算机绘图工作,计算机网络系统始建于1995年,当时是全院计算机全部集中在计算机室的机房统一管理,当时80多台计算机中约一半的计算机为无盘工作站,没有网络存储及管理系统。2000年将院集中管理的计算机全部下发到个人,并实现了设计、管理人员每人一台计算机的目标。2001年建成具域控制服务器、打印服务器、存储服务器、WEB服务器、E_Mail服务器的具有一定管理功能的、比较完善的计算机网络系统。

档案中心简介

我院档案室于1991年获国家二级档案管理证书,我院计算机室于1995开发了我院的图书借阅管理系统,1996年开发了科技档案管理系统。1997年获国家一级档案管理证书。由于当时我们软件开发人员对CAD文件的认识不够,档案管理系统只能进行简单的借阅管理,图档管理信息完全依靠人工录入,管理信息与电子图纸分离,无法由管理信息电子图档。

我院档案管理的历程

图纸及设计资料是设计院最重要的无形资产,在计算机普遍使用于工程设计后,我院积累了大量的电子图纸和文档,这些电子文件是我院宝贵的财富。对这些电子图纸和文档进行有效的管理和重复利用是提高CAD设计质量及效率的重要手段。随着设计管理的不断深入,设计成果的标准化管理也提到了议程上来了。经过多年的探索我们意识到:设计成果的标准化管理的前提是设计文档的标准化。

2000年前:

由于计算机是集中管理,使用人员较少,使用习惯单一,图纸标准统一;所有设计文档也由专人按统一格式打印。电子文档由计算机室直接存档管理,图档的标准化不成问题。

2000年后:

计算机全部发放到个人使用,随着使用人员的增多,绘图习惯也日趋多彩。电子文档的存档及标准化管理的问题突出起来。 当时的管理方式是:项目完成后由各专业负责人负责收集本专业的电子文档交项目负责人,项目负责人收集齐本项目的电子文档交信息中心存档。由于一个小项目的图纸至少几十张,一般项目都有几百张,稍大一点的项目就有上千或数千张。这种手工传递的方式(不管是网络或其他介质)存在一个致命缺陷就是:在归档的过程中无法进行检查、校对。

手工收集管理电子图文档的缺陷: 电子文档与档案室的纸质图纸不符,电子文档错、漏、版本不符的情况时有出现; 电子文档收集过程繁琐、用于管理图纸的数据录入占用了大量的人力、时间; 电子文档的管理手段简单、粗糙,电子文档的安全性得不到保障; 电子文件的检索困难,只能在归档文件夹中根据文件名进行手工检索查询,检索过程耗时、效率低下; 由于电子图纸没有相应字体、外部参照及引用,找到电子图时显示的信息不全,不能完全利用。

产生以上问题的原因主要是归档操作人员的粗心大意、责任心不强,也有极少一部分是人为故意。由于电子文档的数量巨大,在归档的过程中不可能再进行校对,问题的发现往往要等到电子文档重复利用时才能被发现,而这时要改正则往往为时已晚,也可能已造成严重的后果。

为了解决上面的问题,我们先后制定相应的管理、奖惩等规定,但效果并不明显。2005年我们也曾试图自己开发一个系统,在网络上来完成我院电子图档的自动收集及浏览、借阅等管理工作,但由于种种原因对电子图档的自动收集及分析始终未能实现。不得已2007年我们放弃了自我开发的计划,转而到市场上去寻找一个适合我院管理要求的电子文档自动收集和管理系统。

系统选择过程

基于上述情况,我们从2007年开始着手调查市场上的相关产品。我们认为整个系统的关键是电子图纸的自动收集,这是图档管理系统的基础。如果收集到的电子图纸不完整、系统自动提取的信息不准确,其后的管理就无法进行。当然对于数据库管理系统的通常要求如稳定性、安全性、易用性、必要的开发接口等都是必须考虑的。

我们从了解到的市场信息中初步挑选了北京、上海、深圳、武汉、杭州、长沙等六家软件公司的产品进行了进一步的对比,这6家公司的电子文档收集有的是基于项目管理系统,有的是利用CAD软件平台开发插件;有的是成熟的软件产品,有的是根据客户需求定制开发的软件。从这六家公司中又对深圳、杭州、长沙的三家软件公司进行了详细了解、考察、测试。特别是对纬衡浩建科技(深圳)有限公司的产品进行了近一年的间断测试(实际的测试时间约三个月)。在测试过程中我们对纬衡公司的软件提出了一些修改建议,根据我院的实际情况对软件的功能提出了一些增加、更改的要求(在此过程中我们有意识的检验了软件公司的开发能力、技术支持能力、服务响应时间等能力)。纬衡公司根据我们的要求对软件进行了相应的增减,基本满足了我院的要求(在这里我对纬衡公司的为用户着想、为用户服务的精神再次表示感谢)。

系统测试要点及目的

1 图纸自动拆分功能 2 图签自动提取识别功能 3 识图摸板的自定义功能 4 系统设置的灵活性(如图纸拆分的方法等) 5 不同绘图仪与条码枪的配合 6 原有工作模式与图档系统的不适应之处 7 软件的扩展功能及与其他软件的接口

在系统测试期间我们也发现了我院图纸管理上的一些不足之处,并修改了一些管理规定以适应软件的需要。

class="lip" 经过详细的测试我们终于于2009年底与纬衡浩建科技(深圳)有限公司签订了购买合同,并开始系统安装调试,2010年春节上班后系统正式上线运行。

系统实施后的效果

由于前期的准备工作充分,在全院使用人员的努力配合下,系统运行快速、稳定。设计人员感觉不到系统的后台处理延时,达到了预期的目标,初步建立了我院的“电子图文档数据库”。这套系统解决了以往人工收集电子图文档过程中存在的问题。

系统能够自动提取图纸中图签的各种信息加以利用,实现了按项目名称、设计阶段、设计专业、等自动组织电子图档的项目目录结构。该系统不但解决了CAD图纸的安全,而且解决了文本文件、电子表格等电子文档的安全。使项目中的设计合同、可研报告、初设文件、设计说明、计算书、材料表等都可以和项目的电子图纸一起保存、管理。同时也解决了我院以往图纸尺寸不规范、图签信息不规范的问题。

借助于伟恒的图文档管理系统,经过我院信息中心的小改动就建立了一个只有阅览权限的学习资料库,将一些合同范本、典型设计、设计规范、管理手册、专有技术图纸、CAD绘图技巧等资料放入其中。即方便了员工学习,同时又防止了技术资料的流失。

目前系统运行已两年多的时间,已经收集了57181多张图纸。

出于对该系统的信任,我院已于去年底与纬衡浩建科技签订了系统升级合同(由4.0升级到5.0知识管理平台)。由于我院目前正在进行办公楼的搬迁工作,按计划系统升级的实施要等到搬迁完成后立即进行。

系统实施及使用的体会

在图档收集、管理系统的实施过程中我们体会到以下几点是系统实施的关键:

1 各级领导的统一意识。特别是一把手的态度!由于图档收集、管理系统涉及到设计院的大部分部门,每个部门又有不同的分管领导。各部门领导的态度对于系统的实施至关重要。在初期阶段由于对系统的不熟悉,由于档案管理人员原来的手工记录暂时还不能放弃。大部分档案管理人员都有工作量增加的感觉,很容易使档案管理人员产生抵触情绪。

2 对项目负责人的沟通能力、CAD的相关知识要求。由于档案管理系统涉及到几乎全院的所有人员(设计、管理、领导),项目负责人的沟通能力就显得尤为重要。同时项目负责人也应对CAD的相关知识有一定的了解(等够解答各设计专业的一般疑问)。

3 精通CAD绘图的系统设置人员。由于图档收集系统的客户端是CAD软件的插件,截图模板及绘图仪的设置也都需要CAD的相关知识,所以系统设置人员必须要熟悉CAD的有关知识。

4 详细周到的系统实施计划。在上系统之前一定要对系统软件的管理流程有详细的了解,最好能有一段时间的小范围试用(这段时间不但要考察软件的功能还可以了解厂商的技术支持能力),以便提前发现软件及管理方面的不适应情况并提前做好应对方案。实施计划包括:审批权限流程的设置、培训的时间安排。

5 详细的管理、使用规定。由于中小设计院的设计人员较少一个人往往同时在不同的项目中担任不同的角色,这时详细的管理规定就显得尤其重要。一方面要对设计人员的绘图标准作出统一的规定,还要提前对各类使用人员的权限做出详细的规定。

6 全体使用人员的积极使用。有了详细的管理规定后就是全体使用人员的配合了,特别是管理人员的积极、主动使用,在系统上线初期大部分的审批还是需要按原有方式进行,很容易使审批管理人员产生系统无用的想法。只有全体使用人员的积极使用才能及时发现软件问题、完善管理制度,提高工作效率。