会议介绍

会议主题:
    激活 知识 价值
    知识管理和知识库建设研讨会

会议时间:
    2011年4月25-27日

会议地址:
    成都怡东国际酒店

主办:
    中国勘察设计协会
    计算机应用专业委员会

协办:
    纬衡浩建科技(深圳)有限公司
    中国中铁二院工程集团有限责任公司信息技术中心(四川旷谷)

分享单位:
    北京市建筑设计研究院
    国电公司华东院
    中铁二院
    中水顾问昆明院
    广州城建  
    广西城乡规划院
    惠普中国  优泰科技  奥西中国
    紫光印务  明朝万达  圣博润  前沿科技

支持媒体:
   中国勘察设计信息网、中华人民共和国建设部网、广东电视台,新浪/科技、搜狐/IT、网易/科技、Tom/科技、中华/科技、新华/科技、赛迪/资讯、天极、人民、雅虎、CIO时代、中国房地产网......

参会对象:
    全国工程勘察设计单位院长、信息化工作负责人、档案管理和协同设计管理负责人

会议规模:
    到场人数:236

联系方式:

    总联系:于勇(13823277911)
    华  南:乔洁(13534120525)
    华  东:刘华跃(13564275785)
    华  北:靳永(13420939546)
    西  南:甘帅(13551281833)
    华  中:王国梁(13554707980)
    渠  道:苏艺文(13570856488)

知识管理
提高设计院生产和管理效率、推广科技成果的最有效方法

问题的提出

在企业的生产、经营和管理工作中时常会出现这样一种情况: 一个企业在技术或管理工作上经常是依赖于少数几个骨干力量,一旦出现突发事件或技术问题而骨干人员又不在场,那么整个企业恢复正常所需时间就会大大延长, 或者某些骨干因各种原因离开这个岗位,则该企业的技术力量就会在随后的一段时间里一定程度地被削弱。由于历史原因及行业特点, 国内的设计行业大多存在人员结构不合理、人员素质掺差不齐、标准化低、科技成果推广慢的问题, 因而上面提到的现象在勘测设计行业的各设计院也很突出, 经常是某些项目的某些问题非要特定的某个人才能解决,而如果此人因故不能及时到场,问题就不能得到及时的解决,直接的后果是影响工程进度,更严重的是使客户满意度下降,影响企业形象和信誉,为今后与该客户的进一步合作及争取新客户的工作造成非常不利的影响。同时,由于什么事都要由几个特定的骨干去做,其它人帮不上忙,造成企业内人员忙闲不均,忙的人越来越忙,闲的人却越来越闲,时间一长,形成恶性循环。对一个企业来说,这种现象在当前市场经济竞争如此激烈的环境下风险很大,一旦人被挖走,后果将十分严重。

如何缓解企业的这个矛盾, 解决这个困难呢? 首先, 在行政上, 当然主要靠企业的领导从未来发展战略的高度建立企业文化,提倡企业精神,制定出一套与企业发展战略相一致的行之有效的人才规划和配套的管理措施,包括人才的引进、发现、培养、使用,在企业内形成一人多岗、一岗多人的用人体制;另一方面,在技术上,利用信息技术构建信息平台,将知识管理的理念运用到企业。

事实上, 人员技术水平的发展的不平衡是绝对的, 但是如何能将这些骨干的个人知识完整转化为企业或者部门的知识,实现知识的共享和再利用,从而减少企业或者部门的命运掌握在少数几个关键知识所有者手里的风险,提高企业或者部门的应变能力和反应速度,提高生产效率、保障企业的正常运行呢?“知识管理”? 这个2 0世纪九十年代后半期出现的西方管理界和经济理论界总结和实践的一种新的企业管理方法可以帮助我们实现这一目标。

1、什么是知识管理

知识管理就是一个个体或组织将自己的和别人的经验转化为解决问题的能力的过程。个人的经验存贮在自己的脑袋中,并且可以高效地搜索。但企业如何将他的经验存贮起来,存贮在什么地方?以信息技术为平台的知识管理系统为企业提供了这么一个头脑。知识管理学家认为,知识分为组织知识和个人知识,而企业的知识管理不仅仅是对企业中个人而言的, 它是指企业作为一个组织整体上对知识的获取、存储、学习、共享、创新的管理过程,目的是提高组织中知识工作者的生产力,提高组织的应变能力和反应速度,使企业能顺应市场的挑战,并且能够比竞争者保持一定程度的领先。

企业现有的知识资本主要有二种:

1)显性知识:

是指企业拥有的以专利、科学发明和特殊技术等形式存在的知识;易于通过计算机进行整理和存储、通过高新技术手段和方法来管理。对于象我院这样的设计院来说,显性知识主要是指为保障设计、监理、咨询、招投标、项目管理等项工作能够正常进行各专业所必须具备的专业理论知识及科技成果、包括相关的文件、图纸、报告、书籍、期刊、情报、资料、规程规范、有效软件、体系文件、法律法规等,这些知识可以是纸质的,也可以是电子文件。

2)隐性知识:

是指企业员工的创造性的知识,主要是员工的专业技能、技巧,工作经验,解决问题的方式、方法,如专业策划、计划及沟通过程中产生的知识等,由于这些隐性知识只存在人的头脑中,难于被他人观察了解,很难进行共享和交流,是知识管理的难点。

企业推行知识管理的目标,就是为企业实现知识最大限度的显性化和最大范围的共享寻找新的途径。为此,促进隐性知识向显性知识的转化继而实现共享,以及二者的互动性在企业的知识管理中具有极为重要的意义,这些是知识创新永不衰竭的动力和源泉。是提高企业竞争能力的有力武器。

2、知识管理与信息化的关系

知识管理在过去是一件很难做到的事, 但在今天, 计算机和信息化技术的发展使企业的知识管理成为可能。
企业信息化系统的发展大致可以分为几个阶段:

第一阶段的信息化系统是以数据为处理中心的传统信息管理系统。它的最大特点是, 应用是基于文件系统和关系型数据库系统,以结构化数据为存储和处理对象,强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把信息技术引入办公及管理领域,提高了文件管理水平。但是,这种方式实现的是文件和数据的静态管理,缺乏如收发文等群组协作工作过程的处理能力。

伴随网络技术的发展, 软件技术也发生了巨大的变化。第二阶段的信息化系统加入了工作流机制。信息化系统中的各大模块如办公自动化等实现了以工作流为中心。这种方式改变了早期办公自动化的不足之处,以E - m a i l、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。以工作流为中心的信息化化系统包含众多实用功能和模块,实现了对人、事、文档、会议的自动化管理。

与第一阶段相比,第二阶段的信息化系统有三个显著特点:

※ 以网络为基础
以工作流自动化为主要的技术手段缺少对知识管理的能力 事实上, 企业对信息化系统的要求已不再是简单的文件处理, 也不再是单纯的行政事务了,
其任务是要提高整个企业的运作效率,进而提高企业的核心竞争力。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。知识管理是一个系统工程,目标是帮助企业发现潜在知识,定位拥有专门知识的人,从而传递知识,有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间,将正确的知识传给正确的人,使他们采取最合适的行动,避免重复错误和重复工作。知识管理关注“如何获取、组织、利用和传播散布在企业信息系统和人们头脑中的知识”。

这就对企业的信息化系统提出了更高的要求, 希望该系统的核心是知识。与前两个阶段相比,理想的信息化系统不仅要实现是文件和数据的静态管理,模拟和实现工作流的自动化,更重要的是要模拟和实现工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理,使企业每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会。

系统应具有以下几个特点:

广泛信息的集成;基本包含该企业运行所需的全部信息资源。员工可以通过系统方便地了解企业当日的最新消息、工作内容、完成这些工作所需要的知识和资源等。知识门户的构造; 通过这一门户, 任何员工都能实时地与工作团队中的其他成员取得联系、寻找到能够提供帮助的专家或者快速连接到相关的门户,也就是说,企业知识门户为企业员工提供了一个单一的入口。

实际上, 信息集成还是知识门户建设都是知识管理的要素。因此, 理想的信息化系统的核心是知识,实现的基础是知识管理技术。一旦这样的一个系统建成,将给企业带来以下好处:
能够提高企业和部门的响应能力、创新能力、技能素质和生产效率;
增加企业和部门的整体知识的存量与价值;
促进企业和部门内部的知识流通,提升成员获取知识的效率;
指导企业和部门知识创新的方向;
协助企业和部门发展核心技术能力;
有效发挥企业和部门内个体成员的知识能力与开发潜能;
提高企业的生产和管理效率;
极大地提高企业的生存能力和竞争能力;

3、以知识管理为中心的信息化系统

我院的信息化工作虽然起步较晚, 但企业高层高度重视、大力支持, 根据建设部《全国工程勘察设计行业2 0 0 0 ~ 2 0 0 5年计算机应用工程及信息化发展规划纲要》,我们在2 0 0 1年制订了我院信息化建设发展的五年计划,确定了为保障在五年内将我院建成国内先进水平并逐步与国际水平接轨的国际型工程公司的战略目标能够顺利实现信息化系统应该具有的功能和目标,即:建立覆盖全院的计算机局域网络和广域网络;实现远程多媒体通讯及与I n t e r n e t实现互联;发展与深化网络环境下的计算机应用,建立以工程数据库和工作流为支撑的设计应用、项目管理、综合管理、办公自动化以及电子信息、图文档管理等方面的集成应用系统。并把提高信息资源的共享和利用水平,实现知识管理作为一个重点。

两年多来, 我们以该计划为目标, 做了大量的工作, 取得令人鼓舞的成绩。到目前为止, 我们已经成功地建立了一个企业级的网络应用软、硬件平台。硬件上我们建成了一个互连网与局域网相结合、广域网与局域网相配合,由先进的路由器、交换机、服务器、安全设备、存储设备、备份设备、综合布线组成的主干千兆,桌面百兆,全冗余的网络硬件环境;软件上基本建成了一套企业级的综合集成管理信息系统; 包括人事管理、办公自动化管理、设计流程管理、项目管理、图档管理、经营及合同管理、监理管理、一卡通管理、移动办公管理等几大功能模块,涉及全院管理、生产及后勤各个部门。在知识管理方面,我们首先选择了与纬衡科技合作从显性知识的管理入手,完成了以下几个模块的信息共享;工程图纸、文档、I S O表单、规程规范、信息专题库、有效软件、体系文件、法律法规、自定义标准库、电子规范、动态信息库等。

这些模块的完成, 不但极大地提高了我院显性知识的共享水平, 使广大的设计和管理人员可以随时方便的浏览、下载所需要的资料,而且实现了电子借阅、审批、还可以进行分类统计、查询,分析,为提高各种知识的利用率和信息部门改进知识管理系统的效率打下基础。例如: 通过知识管理的各种模块如图档管理、规程规范、信息专题库提供的查询和自动统计功能,知识管理的具体实施部门信息中心可以知道某个阶段某类知识的需要和浏览人数,从而了解工程设计人员或管理人员在那些时间对那些知识和信息感兴趣,为信息中心进一步增加整个信息系统的知识量和知识面提供指导依据。同时,信息中心可以根据这些查询和统计的结果有针对性地向相关的生产和管理人员提供他们在某个时间段内所急需的知识,把被动地等待变成主动地提供,大大减少生产人员用于搜寻和获取知识所需的时间。

在隐性知识方面, 通过提供实时沟通工具如: 专业论坛、讨论室、视频会议、资料互提、项目主页、专业室主页、协同设计环境等,使企业的生产和管理人员能在生产和工作的各个环节随
时得到帮助,最大限度地提高生产率和产品质量。例如: 某专业人员在应用某有效软件进行设计时, 若对该软件的性能、使用方法、技巧等有问题,便可以通过一个链接直接进入相关的专业网站或专业论坛,这里有可搜集到的与该软件有关的所有知识,包括使用说明、使用实例、使用经验、使用技巧、问题讨论、问题求助、专家解答等。有了这样一个知识管理的环境,有经验的人可以随时把自己的知识、经验、心得、体会等往该系统环境里放,需要的人则可以随时到该环境里取或进行求助,久而久之,该知识管理系统的信息量及科技含量就越来越多, 价值就越来越高, 交流也就会越来越广, 实现了在恰当的时间, 将正确的知识传给正确的人, 使他们采取最适合的行动, 不但可以避免重复错误和重复工作, 提高生产率, 最重要的是使个别专门人才的经验、知识及科技成果为整个企业所有人员所用,因而设计出来的产品始终代表企业的最高水平,而与该产品的设计人基本无关。这就等于企业无形中增加了许多专门人才,事半功倍,是用其它办法根本无法实现的。试想,培养或引进一个专门人才需要多少时间和金钱,而且即使培养出来或花大代价引进的人才仍然随时有流失的可能,而知识管理能以最小的代价取得最大的效益,并且由于知识的积累,这种效益会随着时间的推移越来越高,这就是知识管理的威力。再如: 我们的项目及设计流程管理系统除了能对项目及设计流程进行动态管理外, 还保留了整个项目和产品的全部管理和生产过程的痕迹,包括各产品的所有中间产品、流程卡、校审单的不同版本、质量记录等,同时提供一个协同设计的环境,使项目组各专业的设计和管理人员能随时了解本项目本专业和其它各专业的最新动态及产品或半成品的历史版本和最新版本,这个过程实际上也是一个知识管理的过程,一个项目的圆满完成需要许多专家和设计、管理人员的共同的知识贡献,而这些知识的贡献就具体体现在整个项目实施过程中生成的以上提到的各种图纸、计划、策划、校、审、核、质量控制的表单中,这些知识经过授权就是共享的,承担新项目的管理和设计人员在授权后只要在网络上下载或参考类似规模和相同类型的已完成项目或再建项目的产品图纸、报告和表单, 结合本项目的具体情况, 稍做修改, 能以最高的效率、最少的错误, 拿出高水平的产品。

这样的一个过程实际上就是一个知识交流、传递、再生、发展的过程, 是运用集体的智慧提高企业的应变和创新能力的过程,意味着通过实现知识的共享,能在恰当的时间,将正确的知识传给正确的人,使他们采取最适合的行动,避免重复错误和重复工作,使一个企业能够在任何时间都能利用整个企业的知识资源的最大集来获得真正的竞争优势,而与实际操作的人员基本无关。

4、下一步奋斗目标

知识管理的目标是通过建立知识管理基础平台, 采用具有协同工作的应用产品, 帮助企业构建完整的知识管理系统。它应该可以从各种信息资源中挖掘出知识,把不同系统中的信息资源,例如存放在关系数据库、I N T E R N E T / I N T E R N E T网站、文件服务器内的信息,集成为一个统一、具有协作和通信功能的专家网络系统,使知识能在内部和外部得到共享和发布。此外,知识管理特别为使用者提供了知识桌面,通过易于使用的客户端,为员工提供了有针对性的最新信息、业务相关人员的实时和邮件通信联系、企业的黄页及使用率较高的相关i n t r a n e t信息或其它信息资
源。另外使用者还可以通过信息分类和搜索引擎,从知识库中快速发现所需的知识。从知识管理的发展进程来看, 企业知识管理可分为知识的生成管理、知识的交流管理、知识的积累管理、知的应用管理,它们互相制约形成一个有机的管理体系。其中知识的应用是管理是目的,知识的交流是生成知识的手段和途径。知识只有交流才能发展,只有使用才能增值,只有交流和反复使用才能持续地派生知识,交流越快、使用越广,效果越好。应该说, 我院在建立信息化平台和知识管理上取得了很大成功, 但能离上面所说的要求有很大的距离,在技术和应用层面都还有一些问题,需要进一步的努力。

在技术上, 下一步应该在建立知识门户和自适应网站上下工夫。所谓“ 知识门户” , 就是汇集企业员工日常工作所涉及相关主题内容的一个入口, 员工可以通过它方便地了解今天的新消息、今天的工作内容、完成这些工作所需要的知识等。通过这一入口,任何员工都能实时地与工作团队中的其他成员取得联系、寻找到能够提供帮助的专家或者快速连接到相关的其它门户,以得到他所需的全部知识。所谓“自适应网站“,就是一个能够自动记录个人信息(如:性别、年龄、背景、语言、文化、习惯、爱好、专业、工作方式、工作性质、浏览兴趣及浏览历史等),根据用户的个人信息和他当前所在页面的位置,在整个知识管理系统中进行数据挖掘,预测用户可能会点击哪一个超链接,并将用户可能点击的超链接突出显示并置于页面顶端的网站系统,它能使用户能在最短的时间内得到适合自己的最有价值的信息。

在管理和应用上, 为了更好的发挥知识管理的作用, 要在全院范围内大力宣传, 配合我院的科技发展战略,不断充实知识库的内容,在已建成的知识管理系统之上,进一步建立和完善一整套的标准化知识库系统(如:标准库、自定义标准库、规程规范库、设计大纲库、参考库、半成品库、程序库、有效软件库等)。同时,在配套的管理制度和奖励上也要进行一些改进,要改变对基础工作投入不够的现象,要对在知识管理的基础工作上做出较大贡献的员工给予一定的奖励。

结束语:

未来财富的来源主要是知识,随着竞争的加剧以及变化幅度的增加,企业对知识的需求也越来越从简单走向复杂化,需要充分挖掘、利用和创新企业的知识,并将之以最快的速度应用于竞争。为实现这个理想, 信息部门任重道远, 技术难度很大, 工作量非常艰巨, 表面上他们没有直接创造效益,但实际他们创造的效益体现在整个企业的效率和竞争力上,认识到这一点,信息部门的同志们就更有荣誉感和成就感,工作就会更有动力;而企业的领导层认识到这一点,就会对信息部门的工作给予更多的支持和肯定,这是一个良性循环的过程,是每个企业应该追求的方向。