会议介绍

会议主题:
    激活 知识 价值
    知识管理和知识库建设研讨会

会议时间:
    2011年4月25-27日

会议地址:
    成都怡东国际酒店

主办:
    中国勘察设计协会
    计算机应用专业委员会

协办:
    纬衡浩建科技(深圳)有限公司
    中国中铁二院工程集团有限责任公司信息技术中心(四川旷谷)

分享单位:
    北京市建筑设计研究院
    国电公司华东院
    中铁二院
    中水顾问昆明院
    广州城建  
    广西城乡规划院
    惠普中国  优泰科技  奥西中国
    紫光印务  明朝万达  圣博润  前沿科技

支持媒体:
   中国勘察设计信息网、中华人民共和国建设部网、广东电视台,新浪/科技、搜狐/IT、网易/科技、Tom/科技、中华/科技、新华/科技、赛迪/资讯、天极、人民、雅虎、CIO时代、中国房地产网......

参会对象:
    全国工程勘察设计单位院长、信息化工作负责人、档案管理和协同设计管理负责人

会议规模:
    到场人数:236

联系方式:

    总联系:于勇(13823277911)
    华  南:乔洁(13534120525)
    华  东:刘华跃(13564275785)
    华  北:靳永(13420939546)
    西  南:甘帅(13551281833)
    华  中:王国梁(13554707980)
    渠  道:苏艺文(13570856488)

知识管理与知识库建设解读

一、为什么要知识管理?

为什么现代各类组织都需要知识管理?主要原因是以下三个:

原因一:外部环境的变化

人类的存在和发展过程中都伴随着知识的传承。封建社会也有知识, 也有知识分子,也利用知识和创造知识,所以在任何社会和机构中都存在着知识管理的实践。但在原始社会、封建社会最主要的资源不是知识,例如原始社会的被指竞争力是比拼谁的力气大、身体结实,封建社会本质竞争力也不是知识,而是土地,谁拥有土地这个资源谁就是地主,谁就可以占据社会的统治地位。在资本主义社会,这个资源是资本。

著名未来学家托夫勒在他的《权利的转移》中分析得出, 人类历史上权利的来源已经从暴力、财富转移到知识,他并提出“知识将颠覆全球的权利格局”。丘吉尔曾经预言过“未来的帝国是建立在脑力上的”,他的预言正在成真,因为我们现在看到的真正有价值的工作都是需要知识的工作,已经不是原来的“人与物一起工作”,而转变成了人与人、人与信息和知识的工作。

在当今的社会环境下,你我所做的工作大都是依靠知识展开。关于外部环境, 大家常说的几个关键词是: 全球化、世界是平的、信息爆炸、知识经济、知识社会,这些词可能听起来有些大,但却是一个客观存在,不以我们的意志为转移。你可以思考一下,现在拥有竞争优势的机构,是不是都是靠知识的创新和利用创造的。

原因二:工作本身的知识复杂度提高

2 0 0 9年, 我国准备在应届或往届大学生中征召兵源1 2万。军队为什么要招大学生? 我们的军队正在大张旗鼓的宣传,要招那些知识基础更好的兵,提高兵员素质,为什么?历史上的军队结构是按照人数(我们每个企业招聘人才时大都要按照专业、经验、学历、特长)组成的,只要身体健康就可以参军入伍,但为什么现在不行了?其根本原因是军队的装备和军队的任务的知识含量越来越高, 如果没有较好的知识基础, 没有较强的知识学习能力,根本不可能适应军队的发展,根本无法承担一名普通士兵所要求完成的工作。

连军队这样的机构对人员的需求都发生了巨大的变化, 我们的政府、企业、教育机构、非赢利组织等的工作知识复杂度也都在急剧提高,最核心、最能创造价值的工作都变成了知识工作。

原因三:主要管理对象是知识工作者

知识工作者这个词是由著名管理学大师彼得• 德鲁克( P e t e r F . D r u c k e r )最早提出来的, 他在1 9 6 6年出版的《卓有成效的管理者》(T h e E f f e c t i v e E x e c u t i v e)中详细论述了知识工作者的定义和特征,指那些主要工作内容为处理信息和知识,并在工作中利用信息和知识的人,

以区别于原来的产业工人。在1 9 9 9年其出版的《2 1世纪的管理挑战》( M a n a g e m e n t C h a l l e n g e s f o r t h e 2 1 s t C e n t u r y)一书中,进一步提出了“2 1世纪,无论是对商业还是非商业机构,其最宝贵的资产将是它们的知识工作者和知识工作者的生产率 ”的观点。

思考一下,你是不是知识工作者?你每天的主要工作是干什么?观察一下你的同事每天主要干什么,他们是不是知识工作者?我们每天早晨来了就要跟人开会、打电话、写邮件和发邮件、在即时通讯工具上与人沟通、写报告、与客户交流等等,我相信看我这本电子书的人大都是知识工作者,你的主要工作也是处理信息和知识。

知识工作者是与原来的体力劳动者相比而提出来的概念, 管理学大师认为二十世纪管理学的最大贡献是将体力劳动者的生产率提高了5 0 - 7 0倍, 而二十一世纪的最主要作用是如何提高知识工作者的生产率。而这些知识工作者则被人力资源专家和企业管理者称为“最难对付的人”。


静下来思考一下你的机构,如果工作很简单并且本身的知识含量很低、如果你管理的还都是体力劳动者、如果你不受外部环境的影响,那你可以不用往下读了,知识管理可能不适合你。

二、知识管理能解决什么问题?
知识管理可以做什么?
知识管理可以帮助组织赚钱;
知识管理可以帮助组织省钱;
知识管理可以帮助组织更好的客户服务,提高客户满意度和重程度;
知识管理可以让新员工快速上手自己的工作,缩短学习时间;
知识管理可以提升效率和效益;
知识管理可以……

通过知识管理实施, 将历史积累的知识可以传递给现在需要的同事; 通过知识管理实施, 员工在遇到问题的时候可以快速的找到解决方案或者求助渠道;通过知识管理可以帮助销售部门提升销售的业绩;通过知识管理可以帮助研发部门更高的研发效率;通过知识管理……

以上都是知识管理作用的某个侧面的表现。知识管理本质上的作用是:

作用一:让员工不是一个人在战斗

组织之所以存在, 其根本目的是要解决单靠个人无法解决的问题。但事实上是, 我们的组织规模越大,相应的协作难度越大,信息和知识流转也越发困难。任何组织能够存在着, 它一定积累了自己的经验和教训, 一定有自己的知识积累, 但存在的情况是这些积累的知识只有某个人或者某几个人手上或者就这几个人知道,而真正需要这些经验和知识的人却得不到,不得不重复的去犯同样的错误、走前人已经走过的弯路,这时候其实每个 人都是“一个人在战斗”。员工会遇到各种各样的问题,他所在的组织也有人知道,但他却不知道去问谁,也不知道这个人在那个部门、叫什么名字,所以也无法向他请教。这样的情况下, 个人将每件事都要重新做一遍,所以我们看到中国人都很忙,但我们却是“勤劳而不富裕”!“让员工不是一个人在战斗”就需要纵向上的知识经验的传承,横向上的知识员工的共享和协 作:即便某些员工已经离职,他们的知识也可以通过知识管理传承下来;员工之间的知识能够共享,对于隐性知识“知道谁知道”,可以去请教相应的人。

纵向上的知识传承, 横向上的知识共享和协作, 让每个员工都能够承继老员工的知识和经验,可以得到同事之间的知识,在处理各类问题的时候都能像“一群人”一样,真正发挥组织的作用,做到“不是一个人在战斗”。作用二:创新的基础和动力任何创新, 首先要表达为知识的创新。只有有了知识的创新, 经过实践才能有技术创新、管理创新、流程创新、工艺创新等等。任何创新,必须是站在巨人肩膀上的创造,只有知道以前做过什么,成功经验和教训是什么,什么路走不通,什么样的方式不合适或者合适,才能真正地产 生创新。I D C的统计数据显示“ 知识工作者9 0 %的‘ 创新’ 是重复工作, 这些工作在他们组织外部或者内部已经早已经有人做过”。

经常说的一句话是“重复发明轮子”。轮子作为标准件最好的方式是能够重用与复用,但由于不知道之前已经有相同的轮子,仍然要去重新研究、开发、制造,极大地浪费了人力物力,增加了
产品和服务的成本。如果知道之前做过相同的轮子,那么可以去研究这个轮子和社会上类似的东西,在这个基础上创新。如果不能够继承原来的结果,从头开始做,可能连第一个的水平都很难达到,低水平重复,更谈不上什么创新。通过知识管理, 可以知道原来做过什么、成功在哪里、不足在哪里, 在这个基础上才能真正的产生创新。

三、什么是知识管理

知识管理是组织的基础管理

企业的外部坏境变化( 全球化、世界是平的、知识经济、知识社会) 、工作本身的知识含量提升、管理的主要对象改变为知识工作者,如果你承认这三个现状的话,那么知识管理必然是你企业的选择。如果你承认这三种趋势正在越来越明显的话,你的企业必须去做知识管理。知识管理应该成为现代企业的一项基础管理工作,他能够帮助各个业务部门做的更好,是所有管理的基础(例如市场部门需要知识管理、研发需要知识管理、行政部门需要知识管理、高校需要知识管理、政府需要知识管理等等)。

哈佛大学的知识管理专家、哈佛商学院出版社副总裁乔纳森•D •利维认为:企业的人力资源和知识管理能力是企业最重要的核心竞争力。但员工会退休、离职、换岗,组织却要续存与发展,

识管理是其中基础的基础。

知识工作者尊重自己的专业甚于尊重具体的岗位, 人员的流动是正常现象。员工总要向更能发挥自己优势的地方流动,所以人不可能永远在同一个岗位和机构。不同发展阶段,企业需要不同的人力资源。人可以走,但如果知识留下来了,则人员流动的损失在可控范围内,企业仍然可以发展并基业常青。

知识管理既然是一种基础管理, 那么就不会出现我的“ 知识管理已经做完” 、“ 知识管理已经上线”的问题,它是一个持续的过程,没完没了,只要企业存在企业的知识管理就会存在。但知识管理可以借鉴项目管理的方式、方法进行分阶段管理,持续的推向深入。

知识管理应创造价值

知识管理再好, 如果不能为组织创造价值, 也不可能持久。知识管理是一种将将知识当作资本来创造价值的管理方式。所谓资本, 就是能带来剩余价值的价值。知识管理必须能够给企业带来价值, 这种价值可能是财务上的收益、人员的成长、心理的满足感等各个方面,只有能带来持续的价值,知识管理才能持久进行下去。所以,知识管理是一种将知识作为组织的重要资本并能够持久创造商业价值的管理模式。

知识管理是一个过程

知识管理是基础管理, 它应该创造价值。它也是一种促进知识创新、获取、共享、利用循环的管理规范。从知识创新到获取、共享、利用再到知识创新的循环是组织实施知识管理的过程。通过以上的分析,我们可以看到,知识管理有以下的特点:

四、知识库建设的步骤和流程

知识库建设是当前我国知识管理实施的重要内容, 大多数的企业知识管理实施从知识库建设开始。对于知识库分类,大致可以分为以下几种类型:
a ) 利用人工智能技术对那些原本依赖人的经验所开展的工作进行程序化,例如:专家系统
b ) 将企业内外部的各种信息通过一个内容管理平台管理起来,构成一个具有一定知识性质的信息门户
c ) 建立一个交互性虚拟社区, 通过一定的环境营造( 诸如: 主题, 仲裁人, 发起人, 专家等),不断产生基于主题的问答式知识流,例如:C O P等
d ) W E B 2 . 0中的一些概念在企业的应用,如:W I K I等
e ) 智库+知识地图(由多维信息构成的M E T A K N O W L E D G E)
f ) 利用本体化语言对领域知识进行语义化描述所构成的企业知识库
g ) 面向技术创新的基于知识产权研发管理的知识库建设策略
h ) 面向核心竞争的情报化

知识库建设
在具体实践中, 知识库建设中最常见的两个问题是:
内容无法产生: 人们不愿意产生知识,知识库中无内容;
产生出的内容无法利用: 由于对内容无相应的控制措施, 缺乏内容的挖掘和发现机制, 知识没有人使用。
分析知识库建设中形形色色的问题, 其根本原因在于没有遵循知识库建设的步骤和流程。按照知识管理中心(K n o w l e d g e M a n a g e m e n t C e n t e r)的研究和咨询实践,知识库建设必须遵循以下五个步骤:

第一步:确定要管理的知识。在任何一个企业内部,都有各种各样的知识,而在知识管理的实践中,并非每种类型知识都需要去管理。所以在知识库建设的初期必须明确要管理的知识类型、其价值在何处,这样才不至于眉毛胡子一把抓,导致核心知识和外围知识都无法很好管理的状况出现。

第二步:确定知识的来源和动力。人是知识的载体, 也是知识产生、组织、利用、创新的源泉。在知识库建设中,必须明晰知识的来源:谁应该产生何种知识,他为什么要产生。如果不能结合组织内的每个岗位、流程去分析,那么就很难要求知识共享,在这种情况下即便产出了“知识”,这些知识也不具备可用性,人们也不会使用。在这个环节还有一个问题就是员工为什么要共享,这是知识管理的动力问题。

第三步:知识的组织。如何将产生出来的知识进行整理、系统化、合理的分类和提供检索工具才能方便人们自如的获取? 在工作中产生出来的知识我们经常称作“ 知识碎片” , 大都是不系统、零散的, 在知识的组织阶段也需要做“ 知识碎片” 的系统化工作。在知识管理中心(K n o w l e d g e M a n a g e m e n t C e n t e r) 的咨询实践中, 我们的方法是: 对于社区、论坛等产出的“ 碎片” 需要先进行第一步的处理, 类似于B B S的精华区分类、整理, 然后再经过知识的入库流程,加入审核、标准化的工作才能加入知识库。

第四步:知识的利用。知识本身没有价值,只有被利用的知识才能发挥作用。我们经常见到有许多“宏伟”的知识库,但是从来没有人去用。导致知识不能被充分利用的原因,除了知识库中的知识许多是“ 知识碎片” 外, 还有一个重要的原因是这些知识跟具体的业务是无关的、分离的、俗称“两张皮”。要解决这个问题需要在第二步做知识的产出分析时,同时也要做知识的利用分析,从知识使用者的角度去分析他们的具体需求:为完成某个工作,需要哪些知识、这些知识该如何表达和传递。

第五步:知识的创新。创新并不神秘,只有创新才能赢得持续的竞争优势,而所有的业务、管理、技术创新第一步都是先要有知识创新。在知识库中知识原料的基础上,根据需求做知识分析和推理、知识的重新组织和专题,方便被广泛利用。 (本文内容来源于知识管理中心(K n o w l e d g e M a n a g e m e n t C e n t e r)《这样理解知识管理》与《知识库建设与运营宝典》,详细内容可阅读相关资料。)